Huishoudelijk Reglement
Herziening 2003
(Volgens de statuten is onze studiekring een Vereniging, zodat als er in de tekst Kring vermeld staat hiermede de vereniging wordt bedoeld. Daar waar in dit reglement gesproken wordt van “HIJ” kan evenzeer sprake zijn van “ZIJ”.)
Artikel 1
1.0 Kringbestuur
1.0.1 Het Bestuur
Het bestuur bestaat uit een voorzitter, vice- voorzitter, secretaris, penningmeester en overige bestuursleden. De overige bestuursleden voeren de taken uit die hun in onderling overleg worden opgedragen.
1.0.2 De Voorzitter
De voorzitter zorgt voor de stipte naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en van alle gemaakte afspraken en bepalingen.
Taken :
- Hij leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen; andere bijeenkomsten in overleg met het bestuur.
- Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle in de vergadering genomen besluiten.
- Hij tekent met de secretaris alle belangrijke stukken.
- Hij onderhoudt de contacten met de Stichting Brabants Heem, met andere kringen, met andere organisaties en met andere instellingen.”
1.1 De vice- voorzitter
De vice-voorzitter vervangt zo nodig de voorzitter.
1.2 De secretaris
De secretaris is belast met het voeren van de administratie van de Kring voorzover deze niet is toebedeeld aan een ander lid van het bestuur.
Taken:
- Hij ontvangt alle inkomende stukken
- Hij beheert het archief en de inventaris van de Kring
- Hij ondertekent – eventueel tesamen met de voorzitter – de uitgaande stukken
- Hij maakt de notulen van de vergaderingen, vermeld in artikel 1.0.2 takenpakket alinea 1
- Hij verzorgt het jaarverslag van de Kring
- Hij is verantwoordelijk voor inhoud, vervaardiging en verzending van het mededelingenblad
- Hij is verder belast met alle overige zaken, die tot zijn taak gerekend mogen worden.
1.3 De penningmeester
De penningmeester is belast met de financiële administratie, het beheer der middelen, ontvangst van gelden en uitgaven van de Kring.
Taken:
- Hij beheert de bank- en girorekeningen van de Kring
- Hij belegt – in overleg met het bestuur – de kasmiddelen
- Hij houdt niet meer contant geld onder zich dan strikt noodzakelijk is voor het praktisch functioneren van de Kring.
- Hij draagt zorg voor de inning van de contributie, de donatiegelden en de sponsorgelden
- Hij is verantwoordelijk voor de ledenadministratie van de Kring, draagt zorg voor de actualisering van de ledenlijst ten behoeve van secretaris en bestuur en vervaardigt de verzendlijst voor het mededelingenblad
- Hij ontwerpt in de maand oktober van het lopende boekjaar de jaarlijkse begroting gebaseerd op zowel de werk- en financiële plannen van commissies en studiegroepen als die van de Kring zelf en legt deze ter beoordeling voor aan het kringbestuur in de maand november van het lopende boekjaar
- Hij is gehouden de begroting bewaken en het bestuur tenminste eenmaal per 4 maanden verslag doen van de stand van zaken
- Hij maakt de jaarlijkse rekening en verantwoording op in de maand januari van het nieuwe boekjaar en legt deze ter verantwoording voor aan het kringbestuur zo mogelijk in de maand januari of laatstelijk in de maand februari, doch zodanig, dat deze jaarlijkse rekening en verantwoording nog tijdig kan worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering van de Vereniging, welke dient plaats te vinden in de maand februari danwel maart.
- De begroting dient bekrachtigd te worden in de Algemene Vergadering.
1.4 Besluiten, bezoldiging en rooster van aftreden van het bestuur.
1.4.1 Besluiten in het bestuur worden genomen met gewone meerderheid van stemmen bij een aanwezigheid van tenminste 50% van het bestuur. Gevolg van regelpunt artikel 11 van de statuten.
1.4.2 De bestuurleden worden niet bezoldigd.
Zij mogen hun ten behoeve van de Kring gemaakte kosten in rekening brengen.
1.4.3 Het aftreden van de leden van het bestuur geschiedt als volgt:
- Elk jaar treden twee bestuursleden af. Het hiervoor door het bestuur op te maken rooster wordt aan de Algemene Vergadering medegedeeld.
- De aftredende bestuursleden zijn, indien zij zich daartoe bereid verklaren, herkiesbaar.
- Elk bestuurslid, dat in tussentijdse vacatures wordt gekozen, is aftredend op het tijdstip waarop het bestuurslid in wiens plaats het is gekozen, moest aftreden.
- In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.
Artikel 2
2.0 Ereleden en leden
2.1 De Kring kent ereleden.
De benoeming tot erelid geschiedt op voordracht van het bestuur door de ledenvergadering. Tenminste ¾ der uitgebrachte geldige stemmen is hiertoe vereist.
2.2 De Kring kent leden.
Lid wordt eenieder, die zich bij het bestuur aanmeldt en als zodanig wordt geaccepteerd.
Leden onderwerpen zich aan de Statuten en het Huishoudelijk Reglement en verbinden zich daarbij tot het betalen van de vastgestelde contributie.
Artikel 3
3.0 Kandidaatstelling – stemrecht – verkiezingen
3.1 Kandidaatstelling bestuursleden.
De kandidaatstelling voor de leden van het Kringbestuur, als bedoeld in artikel 10, 2de lid van de Statuten, kan plaatsvinden door het zittende kringbestuur en door de leden.
3.1.1 Kandidaatstelling door leden vindt plaats door middel van een door de voorsteller(s) ondertekende brief met de naam/namen van de kandidaat/kandidaten vergezeld van een door de kandidaat/kandidaten getekende verklaring, dat hij/zij in deze kandidaatstelling bewilligt.
3.1.2 De genoemde brief moet tenminste één week voor de datum van de Algemene Vergadering, waarin de bestuursverkiezing plaats heeft, bij het kringsecretariaat zijn ingekomen.
3.1.3 Stemrecht/verkiezingen.
Alle leden en ereleden hebben stemrecht.
Over zaken wordt steeds mondeling gestemd, tenzij de ledenvergadering bij eenvoudige meerderheid van stemmen een schriftelijke stemming wenst.
Over personen wordt steeds schriftelijk gestemd, tenzij de ledenvergadering bij eenvoudige meerderheid van stemmen een mondelinge stemming wenst.
De verkiezing voor de leden van het Kringbestuur geschiedt schriftelijk door middel van gesloten en ongetekende briefjes.
Bij enkelvoudige kandidaatstelling kan worden volstaan met een mondelinge stemming. De kandidaat is als bestuurslid gekozen bij het behalen van de gewone meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 4
4.0 Vergaderingen
De Kring kent een jaarvergadering; de Algemene Vergadering genoemd conform de statuten. De Kring kent voorts ledenvergaderingen.
4.1 Het bestuur.
Het bestuur vergadert tenminste zesmaal per jaar.
Zo spoedig mogelijk na elke bestuursvergadering zendt de secretaris aan de mede-bestuursleden de concept-notulen toe.
4.2 De leden.
De leden vergaderen tenminste eenmaal per jaar. Deze Algemene vergadering wordt tenminste 10 dagen tevoren geconvoceerd met vermelding van de agenda.
4.3 Besluiten
Een ledenvergadering kan alleen besluiten over punten van de agenda. Wijziging danwel aanvulling van de agenda is toegestaan, indien een daartoe strekkend voorstel wordt uitgebracht en bekrachtigd door tenminste 2/3 van het aantal geldig uit te brengen stemmen. Een dergelijke afwijking mag geen betrekking hebben op wijziging van de statuten of van het huishoudelijk Reglement of omtrent de ontbinding van de Kring.
Artikel 5.
5.0 Verbintenissen
Voor het aangaan van verbintenissen, waarbij de prestatie meer bedraagt dan of waardeerbaar is op een bedrag van € 2.500,00, behoort de penningmeester de machtiging van het voltallige bestuur te verkrijgen.
Artikel 6.
6.0 Geldmiddelen
- In de Algemene Vergadering wordt het contributiebedrag vastgesteld, zo ook voor het tweede kringlid en volgende kringleden binnen eenzelfde gezin.
- Inningskosten kunnen in het contributiebedrag worden begrepen.
- De jaarlijkse bijdrage voor begunstigers wordt bepaald op tenminste 20% boven het vigerende contributiebedrag.
- De geldmiddelen van de Kring zullen door het bestuur zo goed mogelijk rentegevend worden gemaakt.
Artikel 7
7.0 Royement
Overeenkomstig het bepaalde bij artikel 8 van de Statuten kan een lid worden geroyeerd. Zulks kan plaatsvinden wegens:
- Het handelen in strijd met het doel en de belangen van de Vereniging.
- Het handelen in strijd met de Statuten van de Vereniging.
- Het handelen in strijd met het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging.
- Het niet nakomen van de financiële verplichtingen, wat zal blijken uit het niet betalen van de contributie na daartoe tweemaal te zijn aangeschreven.
Artikel 8
8.0 Introducé
De leden hebben het recht van introductie voor ledenvergaderingen, inleidingen en excursies, tenzij door het bestuur – bij uitzondering – anders wordt bepaald. De Algemene Vergadering is alleen toegankelijk voor leden.
Artikel 9
9.0 Commissies en Studiegroepen.
Commissies worden voor onbepaalde tijd ingesteld en zijn alleen toegankelijk voor leden.
Studiegroepen worden voor bepaalde tijd ingesteld en zijn ook toegankelijk voor niet-leden.
9.1 Commissies
Het bestuur kan zich bij de uitoefening van zijn taak doen bijstaan door commissies. De taken en bevoegdheden van commissies worden door het bestuur zo nauwkeurig mogelijk omschreven. In de eerstvolgende ledenvergadering, na de instelling van een commissie, wordt hiervan mededeling gedaan alsook over het mandaat van de commissie.
9.1.1 Een commissie bestaat uit een voorzitter en leden.
De voorzitter is lid van het kringbestuur. De commissieleden worden door middel van coöptatie gekozen.
9.1.2 Tot het takenpakket van een commissie behoort :
- Het organiseren van de opgedragen activiteiten.
- Het indienen van een jaarlijkse begroting en werkplan.
- Na goedkeuring van begroting en werkplan de verantwoordelijkheid over de uitvoer ervan.
- Het initiëren van ideeën en verbeteringen m.b.t. het werkplan.
9.2 Studiegroepen
De taken en bevoegdheden van studiegroepen worden door het bestuur zo nauwkeurig mogelijk omschreven, waarbij bij benadering een tijdpad wordt gegeven voor de werkzaamheden van een studiegroep. De leden van studiegroepen kunnen lid zijn van de Kring. Voor het contact met het kringbestuur zal een nader omschreven lid van het kringbestuur worden aangewezen. Qualite qua kan dat de voorzitter van de Kring zijn.
De studiegroep kiest zelf uit haar midden de voorzitter.
9.2.1 In de eerstvolgende ledenvergadering, na instelling van een studiegroep of studiegroepen, wordt hiervan mededeling gedaan, alsook over het mandaat en de tijdsduur van de studiegroep.
9.2.2 Het bestuur kan te allen tijde een studiegroep ontbinden.
9.2.3 Elke studiegroep is gerechtigd tot het zelfstandig regelen van haar aangelegenheden, mits niet wordt gehandeld in strijd met de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement van de Kring of andere door de Kring vastgestelde bepalingen.
9.2.4 Elke studiegroep kan een eigen Reglement van Orde opstellen, doch dit behoeft vooraf wel de goedkeuring van het Kringbestuur.
Van alle belangrijke gebeurtenissen wordt mededeling gedaan aan het daartoe aangewezen lid van het Kringbestuur of aan de voorzitter van de Kring.
9.2.5 Het kringbestuur bepaalt jaarlijks welk bedrag uit de kringkas aan studiegroepen beschikbaar wordt gesteld ter bestrijding van te maken kosten.
9.2.6 Elke studiegroep stelt uiterlijk 15 januari haar jaarverslag vast, waarin is opgenomen de rekening en verantwoording over het verstreken boekjaar. Per gelijke datum stelt zij haar programma voor het lopende boekjaar vast, waarin ook de begroting van baten en lasten is opgenomen.
9.2.7 Het jaarverslag en de begroting worden het kringbestuur aangeboden.
9.2.8 Eerst nadat het kringbestuur programma en begroting van het volgende boekjaar heeft goedgekeurd aanvaardt het kringbestuur de algehele verantwoordelijkheid van dit programma en begroting.
9.2.9 Eerst nadat het kringbestuur het jaarverslag en de staat van baten en lasten heeft goedgekeurd, zal de studiegroep décharge voor het gevoerde beleid verkrijgen.
9.2.10 Het kringbestuur is te allen tijde bevoegd de bescheiden van een studiegroep te controleren of te doen controleren.
9.2.11 Het raadplegen van anderen dan studiegroepleden in het belang van de studiegroep ontmoet geen bezwaren.
9.3 Resultaten van een studiegroep.
Het resultaat van de werkzaamheden van een studiegroep komt de Kring toe. Deze heeft dan ook uitsluitend het recht tot openbaarmaking en vermenigvuldiging en kan deze rechten vervreemden. Besluiten dienaangaande worden genomen door de ledenvergadering. Bij openbaarmaking worden de namen van de leden van de studiegroep in de publicatie vermeld, indien daartoe de wens bestaat.
9.3.1 Omtrent de resultaten van de studiegroep zullen de leden van de Kring op een door het bestuur aan te geven wijze worden geïnformeerd.
9.4 Ontbinding van een studiegroep.
Bij ontbinding van een studiegroep gaan de bezittingen en de schulden over naar de Kring.
9.4.1 Verplichtingen, door de studiegroep aangegaan overeenkomstig het voorgaande, worden overgenomen door de Kring.
9.4.2 In eventuele zaken waaromtrent in het voorgaande niet is voorzien, zal door de studiegroep vooraf contact worden opgenomen met het kringbestuur. Bij instemming van het kringbestuur wordt de verantwoordelijkheid, als eerder bedoeld, door het kringbestuur overgenomen.
Artikel 11.
11.0 Periodiek
Door en voor rekening van de Kring wordt een periodiek uitgegeven, dat zo mogelijk vier maal per jaar zal verschijnen.
Ereleden, leden en begunstigers ontvangen het kringperiodiek gratis.
11.1 De redactie, die als commissie werkzaam zal zijn, bestaat uit een voorzitter (lid van het kringbestuur) en redactieleden, door het bestuur daartoe aangezocht.
11.2 Een lid van de redactie kan door het kringbestuur van zijn taak als zodanig worden ontheven.
11.3 De inhoud van het kringperiodiek bestaat uit: bestuursbijdragen, redactionele bijdragen en artikelen op naam.
11.4 Redactionele artikelen behoeven de goedkeuring van de redactie en plaatsing geschiedt onder verantwoordelijkheid van de redactie.
11.5 Artikelen op naam worden geplaatst onder vermelding van de naam van de auteur.
11.6 Indien de artikelen van een auteur in strijd zijn met de statuten of het huishoudelijk reglement, kunnen deze worden geweigerd.
11.7 De redactie zal er in het algemeen voor waken, dat de inhoud van het periodiek voldoet aan de doelstellingen van de Kring als omschreven in artikel 2 van de Statuten en voorts niet in strijd is met de Wet of met de zorgvuldigheid, die in het maatschappelijk verkeer betaamt ten aanzien van iemands persoon of goed.
Artikel 12
12.0 Wijzigingen
12.1 Wijzigingen van het huishoudelijk reglement kunnen op voorstel van het bestuur in een ledenvergadering worden ingebracht en worden goedgekeurd bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige geldige stemmen.
12.2 Wijzigingen van het huishoudelijk reglement op voorstel van leden dienen te worden vergezeld van tenminste 10 handtekeningen en in het bezit te zijn van de secretaris van de Kring tenminste 10 dagen voor aanvang van een Algemene Vergadering en de secretaris heeft de verplichting binnen 5 dagen daarvan de leden een convocatie gezonden te hebben, inhoudende de voorstellen van wijziging. Het voorstel kan worden aangenomen danwel worden verworpen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige geldige stemmen.
Artikel 13.
13.0 Jubilea.
De Kring kent geen onderscheidingstekenen.
Leden kunnen op voorwaarden van de Stichting Brabants Heem, hierna te noemen de Stichting, in aanmerking komen voor onderscheidingstekenen van de Stichting.
13.1 De Stichting kent drie onderscheidingstekenen. Deze zijn niet specifiek gebonden aan jubilea en worden onder strikte voorwaarden verstrekt.
13.1.2 Bronzen Legpenning Brabants Heem, sinds 1982.
Voor de toekenning van de Bronzen Legpenning komen in aanmerking degenen, die zich op bijzonder verdienstelijke wijze en meer dan belangeloos ingezet hebben voor de heemkunde binnen de provincie Noord-Brabant in het algemeen en voor de Stichting in het bijzonder.
De voordracht voor de toekenning kan geschieden door de Stichting of door de commissie “Onderscheidingen” van deze Stichting.
Het toekennen en uitreiken van de penning geschiedt door de Stichting, gehoord hebbende de commissie “Onderscheidingen”.
13.1.3 De Brabants-Heem-medaille, sinds 1999.
Voor de toekenning van de Brabants-Heem-medaille komen in aanmerking degenen, die zich op een aanmerkelijk verdienstelijke wijze hebben ingezet voor de heemkundebeoefening op regionaal niveau of binnen de Stichting.
De voordracht voor de toekenning kan geschieden door de Stichting, door een van de commissies van de Stichting of een van de bij de Stichting aangesloten Kringen.
Het toereiken en uitreiken van de Brabants-Heem-medaille geschiedt door de Stichting, gehoord hebbende de commissie “Onderscheidingen”.
13.1.4 Het Zilveren draaginsigne van Brabants Heem, sinds 1995.
Voor de toekenning van een Zilveren draaginsigne komen in aanmerking degenen, die zich op verdienstelijke wijze hebben ingezet voor de heemkundebeoefening binnen een van de aangesloten kringen of binnen een van de commissies van de Stichting.
De voordracht voor de toekenning van de Zilveren draaginsigne kan geschieden door een van de commissies van de Stichting of door een van de bij de Stichting aangesloten kringen.
Het toekennen van de Zilveren Draaginsigne geschiedt door de Stichting. Het uitreiken kan op verzoek geschieden door de Stichting of door de voorzitter van de betreffende Kring.
13.2 De Kring zal op de hierna vermelde wijze aandacht geven aan bijzondere vermeldingen inzake.
13.2.1. Bestuur.
Een bestuurslid dat uittreedt uit het bestuur kan in aanmerking komen voor de Zilveren draaginsigne van Brabants Heem. Hij dient dan tenminste 2 cycli van 3 jaar bestuur volgemaakt te hebben.
13.2.2 Lid
Bij 25-jarig lidmaatschap door middel van een officieel felicitatiebericht aan geadresseerde, vermelding in de Rosdoek alsook melding in de Algemene Vergadering.
Bij 40-jarig lidmaatschap door middel van een officieel felicitatiebericht aan geadresseerde, vermelding in de Rosdoek en melding en aanreiking attentie in de Algemene Vergadering.
Bij 50-jarig lidmaatschap door middel van een officieel felicitatiebericht aan geadreseerde, vermelding in de Rosdoek, melding en aanreiking attentie in de Algemene Vergadering alsmede verlening van de Zilveren draaginsigne van Brabants Heem.
Register uitgereikte onderscheidingen aan leden van onze Kring.
Bronzen legpenning van Brabants Heem.
Herman Strijbos, Johan Biemans, Theo van de Ven, Kees Cornelissen.
Brabants Heem medaille.
Daniël Vangheluwe, Chr Thijssen, Theo van de Aalst, Harrie Grielen..
Zilveren draaginsigne Brabants Heem.
Theo van de Ven, Cor Witmer, Mw.A.Rijken, Theo van der Aalst, Tom van Gemert,
Huub Backbier, Anton Kockx, P. Barten, W.Raymakersd, Mw.A. Castelijns, J. Iemants, W.Kox,
Piet Vermeulen, Piet Hooijmaijers, Harrie Jenniskens Kees Vlas, Mw. A. Driessen Sterke,
Mw. Rikie Kruijsen , Henk Schoutsen, Mw.J. Braspenning, W. Jacobs, J. Peijnenburg, Mw.m.Spaapen Buiting, F. Theuws, Ad Tilborghs.
De Kring kent ook Ereleden en dat zijn:
Heer A.Kakebeke, J. Stevens en Th.vd Ven.
Artikel 14.
14.0 Slotbepaling
In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist het Kringbestuur.
Vastgesteld in de Ledenvergadering van datum
Getekend namens de Kring
Voorzitter Secretaris
Protocol
Behorende bij het Huishoudelijk Reglement van de Heemkundige Studiekring De Acht Zaligheden.
1.0 Commissies van de Kring
artikel 9 huishoudelijk reglement.
1.1 Commissie redactie “de Rosdoek “.
Voorzitter Kees Cornelissen, lid kringbestuur
Leden Hub Backbier, Anton Kockx, Piet Vermeulen Harrie Grielen
Piet Frints lid
Werkafspraken:
– Jaarlijkse indiening van begrotingsplan in de maand september van het lopende boekjaar. Na goedkeuring door het kringbestuur draagt de redactie er de verantwoordelijkheid voor.
– Voeren van een actief beleid m.b.t. het verwerven van geschikte artikelen.
– Enkele weken voor het verschijnen van de Rosdoek navraag doen naar beschikbare gegevens bij de vaste leveranciers van rubrieken.
– Zorgen voor het drukklaar maken, laten drukken en verzenden van de Rosdoek. De actuele verzendlijst is verkrijgbaar bij de penningmeester.
– Onderhouden van contacten met de pers e.d. maar ook met adverteerders.
- Het werven van adverteerders.
1.2 Commissie Lezingen
Voorzitter Frans Teunis, lid kringbestuur.
Leden
Werkafspraken:
– Jaarlijkse indiening van begrotingsplan in de maand september
van het lopende boekjaar. Na goedkeuring door het kringbestuur de verantwoordelijkheid er voor.
– Doet voorstellen voor het jaarprogramma in overleg met het kringbestuur en na accoordbevinding wordt het programma vastgesteld.
– Zoekt sprekers of gidsen bij het programma en bepaalt in overleg
met hen onderwerp – datum – locatie – honorarium – reiskosten – audio-visuele
middelen en tekst voor het mededelingenblad.
– Regelt de zaal en de eventuele benodigdheden daarvoor.
- Regelt de audio-visuele middelen.
- Zorgt voor koffie en thee.
- Schrijft na afloop een korte recensie voor de Rosdoek c.q. mededelingenblad en de plaatselijke pers.
- Zorgt voor inleidend praatje alsook de afsluiting van de lezing of wordt daarin vertegenwoordigd door een ander lid van het kringbestuur.
- Indien contante verrekening met de spreker dient plaats te vinden wordt onder kwitering daarvan met de spreker afgerekend.
- Regelt indien nodig voor een excursie het busvervoer – horeca-locatie – gidsen e.d. alsook inning van de excursiekosten.
2.0 Studiegroepen artikel 9 Huishoudelijk Reglement.
De volgende studiegroepen zijn binnen de Kring actief t.w.
– Archeologische werkgroep
– Boerderijen werkgroep
– De kadastrale atlas van 1832 Eersel.
– De Kring is voortdurend in beweging. Zo het mogelijk is zal de Kring studiegroepen oprichten en daarbij kunnen we denken aan groepen die zich bezig houden met het behoud van de streektaal, maar ook met studie in, genealogie, fietsroutes met heemkundige achtergrond. Kortom, alle aspecten die voor het achterhalen van onze lokale en regionale geschiedenis van belang zijn, vastleggen en zo nodig daarover publiceren.